A pocos días de terminar 2025, muchos contribuyentes hacen lo mismo: dejan para “después” dos temas que parecen menores… hasta que llega una auditoría o un requerimiento del IRS.
Este artículo es un recordatorio directo y práctico sobre dos áreas de alto riesgo que están generando cada vez más observación: (1) comidas pagadas con fondos de la empresa y (2) registros contables deficientes (especialmente cuando se confunden con simples hojas de cálculo).
1) Comidas
pagadas con la cuenta de la empresa: cuando un almuerzo se convierte en “red
flag”
En la práctica, uno de los patrones que más llama la
atención del IRS no es “comer”, sino cómo se documenta (o no se
documenta) ese gasto.
Por qué las
comidas “excesivas” pueden disparar revisión
Cuando en estados financieros y tarjetas
corporativas aparecen restaurantes frecuentes, montos altos o consumos que
no guardan relación con la actividad real del negocio, el IRS puede verlo
como:
- gasto personal
disfrazado,
- falta de
control interno,
- o intento de inflar deducciones.
Y aquí viene lo clave:
Lo que exige la
norma: evidencia + propósito de negocio
Las reglas de substanciación (documentación)
para gastos como comidas están en las regulaciones de la sección 274. En
términos simples: si no se sustenta correctamente, el gasto puede ser
rechazado. Legal
Information Institute+1
Buenas prácticas mínimas (lo que recomendamos a
clientes 200GFS):
- Recibo/invoice legible (idealmente
del restaurante) con nombre y ubicación, fecha, e importe.
- Identificar el “motivo del negocio” (por ejemplo: reunión con cliente X, negociación con proveedor Y,
reunión interna de planificación).
- Identificar asistentes o relación (cliente/proveedor/empleado involucrado).
- Si el recibo no detalla consumo (o es “genérico”), respaldar con
evidencia adicional.
Nota técnica importante: la regulación establece
que, salvo excepciones, se requiere evidencia documental (recibos,
facturas, etc.) para ciertos gastos y, en general, cuando el gasto supera
umbrales específicos (por ejemplo, el estándar de $75 para otros gastos,
con reglas particulares).
¿Y si el cliente
guarda todo “digital”?
Perfecto. Hoy es totalmente válido mantener un
archivo digital organizado, siempre que sea completo, legible,
recuperable y se pueda presentar ante una auditoría. El punto no es el
papel: es la evidencia y el orden.
Deducción de
comidas: regla general (y por qué hay confusión)
Como regla general, la deducción de comidas de
negocio suele estar limitada (comúnmente al 50%) y sujeta a
condiciones y documentación. IRS+1
Además, hay cambios y restricciones que impactan ciertos escenarios de comidas
a empleados a partir de 2026 en disposiciones específicas del Código (por
ejemplo, límites para ciertos “employer-provided meals”).
2) “Yo llevo mi
contabilidad en Excel”: el error que sale caro
Esto hay que decirlo claro:
Una hoja de cálculo NO es contabilidad, aunque tenga columnas y se vea “ordenada”.
Puede ser un registro informal, pero no necesariamente cumple con:
- clasificación
correcta (chart of accounts),
- consistencia y
trazabilidad,
- conciliaciones
bancarias reales,
- soporte
documental,
- criterios
contables y fiscales,
- y preparación adecuada para estados financieros y declaraciones.
Qué problemas
causa esto (y por qué el IRS lo detecta)
Cuando la contabilidad no está bien llevada, se
suelen producir:
- gastos mal clasificados (personales como de negocio),
- ingresos omitidos por depósitos no conciliados,
- “cash flow” que no cuadra con resultados,
- inventarios/costos
mal tratados,
- y declaraciones inconsistentes año tras año.
En una revisión, eso se traduce en ajustes,
impuestos adicionales, intereses y penalidades.
Penalidades
típicas (lo que más vemos en la vida real)
- Desconocimiento/rechazo de deducciones por falta de sustento (comidas, viajes, auto, etc.).
- Accuracy-related penalty:
típicamente 20% sobre la porción del impuesto subpagado atribuible,
por ejemplo, a negligencia o desconocimiento de reglas. IRS+1
- Intereses sobre balances adeudados (se
acumulan hasta que se pague).
Por qué esto
importa HOY: estamos cerrando 2025 (y la temporada 2026 llega rápido)
El IRS ya está publicando recordatorios de “Get
Ready” para que contribuyentes y empresas organicen documentación y preparen
su información con antelación. IRS+1
Y ojo con un punto estratégico: no hay que
esperar a que el IRS “abra” oficialmente la transmisión para prepararse. Si
usted se reúne con su contador antes, su proceso queda listo para presentar
más temprano una vez inicie la temporada (normalmente a finales de enero,
cuando el IRS comienza a aceptar declaraciones).
Además, en nuestra experiencia práctica, declarar
mucho después (aunque sea con extensión) tiende a incrementar la
probabilidad de revisiones en ciertos perfiles: por eso la preparación
temprana y la consistencia documental son defensas inteligentes.
Checklist de
cierre 2025 (recomendado por 200GFS)
Antes del 31 de diciembre:
- ✅ Revisar consumos de restaurantes en tarjetas corporativas: separar lo
personal.
- ✅ Completar y ordenar recibos: fecha, monto, lugar, propósito,
asistentes.
- ✅ Escanear y archivar en carpetas por mes/categoría (digital).
- ✅ Conciliar bancos, tarjetas y préstamos (empresa).
- ✅ Depurar “gastos misceláneos” y reclasificar correctamente.
- ✅ Preparar borrador de estados financieros (aunque sea preliminar).
Conclusión
En 2026, el contribuyente que mejor duerme no es el
que “gastó menos”, sino el que documentó mejor y llevó su contabilidad
con método.
Las comidas corporativas sin sustento y la “contabilidad en Excel” son dos
caminos directos a ajustes del IRS. Hoy es el momento de corregir.
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(200GFS) le ayudamos a blindar su documentación, depurar su
contabilidad y preparar su expediente fiscal para presentar temprano y con
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