LA REALIDAD
LEGAL Y TRIBUTARIA DE TENER UNA EMPRESA EN LOS ESTADOS UNIDOS:
RESPONSABILIDADES, RIESGOS Y POR QUÉ HACERLO SOLO ES UN ERROR COSTOSO
Tener una empresa en los Estados Unidos es una
excelente oportunidad de crecimiento económico, inversión y protección
patrimonial. Sin embargo,
también implica un conjunto de responsabilidades
legales, contables, administrativas y tributarias que, por ley, deben cumplirse
sin excepción.
Estas obligaciones están reguladas por normas federales, estatales y locales,
incluyendo el
Internal Revenue Code (Título 26 del Código Federal de los EE.
UU.), el
Corporate Transparency Act (FinCEN), las leyes corporativas
de cada estado, las regulaciones laborales bajo el
Fair Labor Standards Act
(FLSA), y múltiples estatutos adicionales que rigen la actividad
empresarial.
En un mundo donde las redes sociales han banalizado
la información y han hecho creer a muchos que “todo es fácil” y que “cualquiera
lo puede hacer”, es imprescindible recordar algo:
las responsabilidades legales de una empresa no se aprenden viendo videos,
escuchando influencers o leyendo títulos incompletos.
La preparación profesional, la actualización constante y el conocimiento
técnico son la única vía segura para operar correctamente una empresa en los
Estados Unidos.
A continuación, presentamos —de forma clara y a
grosso modo— todas las obligaciones que asume una empresa y los riesgos de
no cumplirlas.
1. Obligaciones
legales de formación y mantenimiento corporativo
Las leyes corporativas estatales exigen que toda
empresa presentada ante el Departamento de Estado mantenga:
- Estatutos u
Operating Agreement vigentes
- Registro actualizado de miembros o accionistas
- Actas
corporativas (Minutes)
- Renovación del Annual
Report
- Registro de
DBA, si corresponde
Penalidades por incumplimiento: multas estatales, suspensión de la entidad, y en casos graves, disolución
administrativa.
2. Obligaciones
fiscales federales (IRS – Título 26 del Código Tributario)
Dependiendo del tipo de entidad, se debe presentar:
- Form 1120, 1120-S,
1065, 1040-Schedule C, 1040-NR, 5472, entre
otros
- Formularios informativos: 1099-NEC, 1099-MISC, W-2,
940, 941
- Declaraciones de extranjeros: W-8BEN / W-8BEN-E, retenciones,
FIRPTA
Penalidades por incumplimiento:
Multas que van desde $260 por formulario no presentado hasta $25,000
en casos de omisión de reportes extranjeros.
En casos de fraude o negligencia severa, puede involucrar sanciones civiles y
penales.
3. Mantenimiento
contable y obligaciones de registros (Recordkeeping Requirements – Subtitle F)
La ley exige que toda empresa lleve:
- Libros
contables adecuados según GAAP
- Estados
financieros
- Registros de ingresos, egresos, depreciaciones e inventario
- Soportes de transacciones por siete (7) años
Penalidades por incumplimiento:
Ajustes tributarios, negación de deducciones, estimaciones forzadas del IRS y
multas adicionales por negligencia.
4. Obligaciones
laborales (FLSA, OSHA, EEOC, USCIS)
Toda empresa que contrate personal debe cumplir con:
- Clasificación correcta de empleados vs contratistas
- I-9 Compliance (verificación de elegibilidad)
- Pago de payroll taxes y retenciones
- Cumplimiento de estándares de seguridad laboral bajo OSHA
Penalidades por incumplimiento:
Desde $1,100 por cada empleado mal clasificado hasta multas federales
mayores por violaciones de seguridad o inmigración.
5. Obligaciones
estatales y locales
Incluyen:
- Declaraciones
de Sales Tax
- Pago de
impuestos estatales
- Licencias
comerciales locales
- Permisos de
ocupación o sanitarios
Penalidades por incumplimiento:
Suspensión de licencias, multas por periodo no declarado, cierre forzoso del
negocio o auditorías estatales.
6. Corporate Transparency Act (FinCEN
– BOI Report)
Toda empresa debe reportar información de sus dueños
y beneficiarios reales.
La omisión o tardanza genera:
Penalidades por incumplimiento:
Multas de $500 por día y sanciones penales por proveer información falsa
o incompleta.
7. Cumplimiento
bancario, OFAC y normas financieras
Los bancos están obligados a exigir:
- Información de
identificación
- Documentos
corporativos
- Cumplimiento
AML/KYC
Riesgos:
Congelación de cuentas, cierre bancario y reportes de actividad sospechosa.
8.
Responsabilidad ante la venta de activos o propiedades
Incluye retenciones obligatorias para extranjeros
(FIRPTA) y reportes de ganancias o pérdidas.
Penalidades por incumplimiento:
Multas, intereses y responsabilidad solidaria por impuestos no retenidos.
UNA REALIDAD
CLARA:
El IRS, FinCEN,
los estados y los bancos no aceptan excusas como “no sabía”, “lo vi en
internet” o “me dijeron que así se hacía”.
Las redes sociales han creado una falsa sensación de
facilidad. Pero quienes publican “trucos”, “atajos” o “consejos rápidos” no
asumen ninguna responsabilidad por las consecuencias legales o fiscales de
quienes los siguen.
Los errores pueden costar mucho más que haber contratado desde el
principio a un profesional.
¿POR QUÉ ES
ESENCIAL TRABAJAR CON PROFESIONALES CERTIFICADOS?
Porque un contador público, agente autorizado,
preparador profesional o asesor corporativo:
- Conoce las leyes y regulaciones vigentes
- Se actualiza constantemente (IRS – Circular 230)
- Evita que el cliente incurra en errores que generan multas y
auditorías
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