La Verdad Sobre
“Llevar la Contabilidad”: Responsabilidades Legales, Requisitos del IRS y
Riesgos Graves al Solicitar la Preparación de Impuestos Sin Estados Financieros
Formales
En los Estados Unidos, toda empresa —sin excepción— está obligada a llevar una contabilidad organizada, verificable y basada en principios aceptados, tal como lo exige el Código Tributario Federal (Internal Revenue Code – Title 26) y las regulaciones del Departamento del Tesoro (Treasury Regulations). Sin embargo, con frecuencia llegan a nuestros despachos clientes que aseguran:
“Yo mismo llevo mi contabilidad… tengo una lista de
ingresos y gastos… yo controlo todo…”.
Lamentablemente, esto no es contabilidad.
No cumple con los estándares del IRS, no constituye evidencia válida, y no
sirve como base legal para que un contador profesional prepare una declaración
de impuestos corporativa o personal asociada a una actividad empresarial.
A continuación, explico por qué.
1. ¿Qué es
contabilidad ante la ley?
Lo que exige el
Código Tributario – Title 26
El IRS establece claramente en IRC §6001 que
todo contribuyente que genere ingresos debe llevar:
- Registros
contables adecuados
- Libros de contabilidad sustentados con comprobantes
- Métodos de registro aceptados (accrual o cash basis)
- Documentación detallada que respalde cada asiento contable
Estos registros deben estar disponibles para
inspección del IRS en cualquier momento.
Una simple lista escrita en una libreta, un Excel
sin respaldo, o un conjunto de números sin conciliación bancaria no cumple
ningún estándar contable y expone tanto al cliente como al contador a
riesgos legales significativos.
2. Si otra
persona “lleva la contabilidad”, ¿qué exige la ley?
Cuando un cliente trae información
"preparada" por un bookkeeper o una persona que dice llevar la
contabilidad sin ser contador, la ley exige que:
✔️ Los estados
financieros estén debidamente elaborados
- Balance General
- Estado de
Resultados
- Estado de Flujo de Caja (cuando aplique)
- Notas
explicativas
✔️ Los estados
financieros deben venir firmados por:
- Quien llevó la
contabilidad
- El dueño de la
empresa
Esto se fundamenta en:
- IRC §6065 —
Verification by Declaration
- 26 CFR
§1.6001-1 — Records Required
- 26 CFR
§301.6065-1 — Mandatory declarations
Ningún contador profesional puede —ni debe— elaborar
impuestos basándose en documentos no firmados, no preparados, o no sustentados.
3. Obligación legal del cliente: Release of Liability (Carta de Liberación
de Responsabilidades)
Antes de preparar cualquier declaración, el cliente
debe firmar una Release of Liability, en la cual reconoce:
- Que él proporcionó la información contable
- Que el contador solo utilizará dicha información “as is” para
preparar la declaración
- Que el contador no es responsable por cifras erradas, omitidas o
incompletas
- Que la responsabilidad final recae en el dueño de la empresa
Esto no solo protege al profesional contable —es
también una exigencia ética bajo Circular 230, que regula a todos los
preparadores autorizados.
4. Riesgos para quienes entregan información no real o incompleta
Muchos clientes creen que el contador puede
“arreglar”, “suavizar” o “acomodar” información dudosa.
Esto es totalmente falso.
Presentar
información contable falsa o incompleta expone al cliente a:
🔻 Penalidades civiles
(Title 26):
- IRC §6662 —
Accuracy-Related Penalty (20% sobre el monto incorrecto)
- IRC §6663 —
Fraud Penalty (75% por fraude)
- Intereses
acumulativos
- Rechazo del
reembolso (refund)
- Auditorías
multi-anuales
🔻 Penalidades penales (sí, cárcel):
- IRC §7201 — Tax Evasion (hasta 5
años de prisión)
- IRC §7206 — Fraud and False Statements (hasta 3 años de prisión)
- IRC §7207 —
Fraudulent Returns
🔻 Consecuencias migratorias para extranjeros (muy graves):
- Inadmisibilidad
- Pérdida de
visas
- Negación de
residencia
- Problemas en
futuras entradas
- Deportación en casos de fraude fiscal
5. Riesgos para el contador (por eso los contadores serios no aceptamos
trampas)
El IRS sanciona a cualquier preparador que presente
impuestos basándose en cifras sin documentación o falsas:
- Suspensión de la licencia (Enrolled Agent, CAA, CPA, PA)
- Multas de hasta US$ 50,000 por cada caso grave
- Procesos
civiles y penales
- Cancelación del
PTIN
- Prohibición de ejercer servicios de impuestos o representación
Por eso, un contador profesional jamás se presta
para acomodar cifras que no estén sustentadas.
6. Llevar una lista de ingresos y egresos NO ES CONTABILIDAD
Contabilidad significa:
- Clasificación
- Conciliaciones
bancarias
- Registro
sistemático
- Soporte
documental
- Estados
financieros reales
- Revisión
profesional
- Métodos
aceptados por el IRS
- Evidencia
verificable ante auditoría
Una lista escrita o un Excel improvisado no
cumple con Title 26 y no sirve legalmente como base para ninguna declaración de
impuestos corporativa.
7. Conclusión profesional y legal
Como contador profesional en los Estados Unidos,
certificado y regulado bajo las normas de IRS Circular 230, debo dejar
claramente establecido que:
No prepararé impuestos corporativos ni personales
basados en información contable no elaborada correctamente, no firmada, no
sustentada o que no cumpla con los requisitos del IRS.
Si un cliente trae estados financieros preparados
por otra persona, deben venir completos, firmados y acompañados de la carta
de liberación (release).
Esto no es opcional.
Es ley.
Y también es ética profesional.
Juan V. Fanti, MBA, CAA, PA
Contador y Preparador Profesional de Impuestos – Certifying Acceptance Agent
General Manager & CEO
Two Hundred Global Financial Solutions, LLC (200GFS)
12555 Orange Dr., Suite 235
Davie, Florida 33330-4304
📞 +1 (954) 683-3578
🌐 www.200gfs.com
⚠️ Mensaje Final (claro, directo y contundente)
“Si quieres hacer
trampa u ocultar ingresos, por favor no pierdas mi tiempo contactándome.
Si quieres hacer las cosas bien y dentro de la ley, estamos para brindarte
nuestros servicios.”
