La Verdad Sobre “Llevar la Contabilidad”: Responsabilidades Legales, Requisitos del IRS y Riesgos Graves al Solicitar la Preparación de Impuestos Sin Estados Financieros Formales

La Verdad Sobre “Llevar la Contabilidad”: Responsabilidades Legales, Requisitos del IRS y Riesgos Graves al Solicitar la Preparación de Impuestos Sin Estados Financieros Formales

En los Estados Unidos, toda empresa —sin excepción— está obligada a llevar una contabilidad organizada, verificable y basada en principios aceptados, tal como lo exige el Código Tributario Federal (Internal Revenue Code – Title 26) y las regulaciones del Departamento del Tesoro (Treasury Regulations). Sin embargo, con frecuencia llegan a nuestros despachos clientes que aseguran:

“Yo mismo llevo mi contabilidad… tengo una lista de ingresos y gastos… yo controlo todo…”.

Lamentablemente, esto no es contabilidad.
No cumple con los estándares del IRS, no constituye evidencia válida, y no sirve como base legal para que un contador profesional prepare una declaración de impuestos corporativa o personal asociada a una actividad empresarial.

A continuación, explico por qué.

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1. ¿Qué es contabilidad ante la ley?

Lo que exige el Código Tributario – Title 26

El IRS establece claramente en IRC §6001 que todo contribuyente que genere ingresos debe llevar:

• Registros contables adecuados
• Libros de contabilidad sustentados con comprobantes
• Métodos de registro aceptados (accrual o cash basis)
• Documentación detallada que respalde cada asiento contable

Estos registros deben estar disponibles para inspección del IRS en cualquier momento.

Una simple lista escrita en una libreta, un Excel sin respaldo, o un conjunto de números sin conciliación bancaria no cumple ningún estándar contable y expone tanto al cliente como al contador a riesgos legales significativos.

2. Si otra persona “lleva la contabilidad”, ¿qué exige la ley?

Cuando un cliente trae información "preparada" por un bookkeeper o una persona que dice llevar la contabilidad sin ser contador, la ley exige que:

✔️ Los estados financieros estén debidamente elaborados

• Balance General
• Estado de Resultados
• Estado de Flujo de Caja (cuando aplique)
• Notas explicativas

✔️ Los estados financieros deben venir firmados por:

1. Quien llevó la contabilidad
2. El dueño de la empresa

Esto se fundamenta en:

• IRC §6065 — Verification by Declaration
• 26 CFR §1.6001-1 — Records Required
• 26 CFR §301.6065-1 — Mandatory declarations

Ningún contador profesional puede —ni debe— elaborar impuestos basándose en documentos no firmados, no preparados, o no sustentados.

3. Obligación legal del cliente: Release of Liability (Carta de Liberación de Responsabilidades)

Antes de preparar cualquier declaración, el cliente debe firmar una Release of Liability, en la cual reconoce:

• Que él proporcionó la información contable
• Que el contador solo utilizará dicha información “as is” para preparar la declaración
• Que el contador no es responsable por cifras erradas, omitidas o incompletas
• Que la responsabilidad final recae en el dueño de la empresa

Esto no solo protege al profesional contable —es también una exigencia ética bajo Circular 230, que regula a todos los preparadores autorizados.

4. Riesgos para quienes entregan información no real o incompleta

Muchos clientes creen que el contador puede “arreglar”, “suavizar” o “acomodar” información dudosa.
Esto es totalmente falso.

Presentar información contable falsa o incompleta expone al cliente a:

🔻 Penalidades civiles (Title 26):

• IRC §6662 — Accuracy-Related Penalty (20% sobre el monto incorrecto)
• IRC §6663 — Fraud Penalty (75% por fraude)
• Intereses acumulativos
• Rechazo del reembolso (refund)
• Auditorías multi-anuales

🔻 Penalidades penales (sí, cárcel):

• IRC §7201 — Tax Evasion (hasta 5 años de prisión)
• IRC §7206 — Fraud and False Statements (hasta 3 años de prisión)
• IRC §7207 — Fraudulent Returns

🔻 Consecuencias migratorias para extranjeros (muy graves):

• Inadmisibilidad
• Pérdida de visas
• Negación de residencia
• Problemas en futuras entradas
• Deportación en casos de fraude fiscal

5. Riesgos para el contador (por eso los contadores serios no aceptamos trampas)

El IRS sanciona a cualquier preparador que presente impuestos basándose en cifras sin documentación o falsas:

• Suspensión de la licencia (Enrolled Agent, CAA, CPA, PA)
• Multas de hasta US$ 50,000 por cada caso grave
• Procesos civiles y penales
• Cancelación del PTIN
• Prohibición de ejercer servicios de impuestos o representación

Por eso, un contador profesional jamás se presta para acomodar cifras que no estén sustentadas.

6. Llevar una lista de ingresos y egresos NO ES CONTABILIDAD

Contabilidad significa:

• Clasificación
• Conciliaciones bancarias
• Registro sistemático
• Soporte documental
• Estados financieros reales
• Revisión profesional
• Métodos aceptados por el IRS
• Evidencia verificable ante auditoría

Una lista escrita o un Excel improvisado no cumple con Title 26 y no sirve legalmente como base para ninguna declaración de impuestos corporativa.

7. Conclusión profesional y legal

Como contador profesional en los Estados Unidos, certificado y regulado bajo las normas de IRS Circular 230, debo dejar claramente establecido que:

No prepararé impuestos corporativos ni personales basados en información contable no elaborada correctamente, no firmada, no sustentada o que no cumpla con los requisitos del IRS.

Si un cliente trae estados financieros preparados por otra persona, deben venir completos, firmados y acompañados de la carta de liberación (release).

Esto no es opcional.
Es ley.
Y también es ética profesional.

Juan V. Fanti, MBA, CAA, PA
Contador y Preparador Profesional de Impuestos – Certifying Acceptance Agent
General Manager & CEO
Two Hundred Global Financial Solutions, LLC (200GFS)
12555 Orange Dr., Suite 235
Davie, Florida 33330-4304
📞 +1 (954) 683-3578
🌐 www.200gfs.com

⚠️ Mensaje Final (claro, directo y contundente)

“Si quieres hacer trampa u ocultar ingresos, por favor no pierdas mi tiempo contactándome.
Si quieres hacer las cosas bien y dentro de la ley, estamos para brindarte nuestros servicios.”