LA REALIDAD LEGAL Y TRIBUTARIA DE TENER UNA EMPRESA EN LOS ESTADOS UNIDOS: RESPONSABILIDADES, RIESGOS Y POR QUÉ HACERLO SOLO ES UN ERROR COSTOSO

 

LA REALIDAD LEGAL Y TRIBUTARIA DE TENER UNA EMPRESA EN LOS ESTADOS UNIDOS: RESPONSABILIDADES, RIESGOS Y POR QUÉ HACERLO SOLO ES UN ERROR COSTOSO

Tener una empresa en los Estados Unidos es una excelente oportunidad de crecimiento económico, inversión y protección patrimonial. Sin embargo, también implica un conjunto de responsabilidades legales, contables, administrativas y tributarias que, por ley, deben cumplirse sin excepción.
Estas obligaciones están reguladas por normas federales, estatales y locales, incluyendo el Internal Revenue Code (Título 26 del Código Federal de los EE. UU.), el Corporate Transparency Act (FinCEN), las leyes corporativas de cada estado, las regulaciones laborales bajo el Fair Labor Standards Act (FLSA), y múltiples estatutos adicionales que rigen la actividad empresarial.

En un mundo donde las redes sociales han banalizado la información y han hecho creer a muchos que “todo es fácil” y que “cualquiera lo puede hacer”, es imprescindible recordar algo:
las responsabilidades legales de una empresa no se aprenden viendo videos, escuchando influencers o leyendo títulos incompletos.
La preparación profesional, la actualización constante y el conocimiento técnico son la única vía segura para operar correctamente una empresa en los Estados Unidos.

A continuación, presentamos —de forma clara y a grosso modo— todas las obligaciones que asume una empresa y los riesgos de no cumplirlas.

1. Obligaciones legales de formación y mantenimiento corporativo

Las leyes corporativas estatales exigen que toda empresa presentada ante el Departamento de Estado mantenga:

• Estatutos u Operating Agreement vigentes
• Registro actualizado de miembros o accionistas
• Actas corporativas (Minutes)
• Renovación del Annual Report
• Registro de DBA, si corresponde

Penalidades por incumplimiento: multas estatales, suspensión de la entidad, y en casos graves, disolución administrativa.

2. Obligaciones fiscales federales (IRS – Título 26 del Código Tributario)

Dependiendo del tipo de entidad, se debe presentar:

• Form 1120, 1120-S, 1065, 1040-Schedule C, 1040-NR, 5472, entre otros
• Formularios informativos: 1099-NEC, 1099-MISC, W-2, 940, 941
• Declaraciones de extranjeros: W-8BEN / W-8BEN-E, retenciones, FIRPTA

Penalidades por incumplimiento:
Multas que van desde $260 por formulario no presentado hasta $25,000 en casos de omisión de reportes extranjeros.
En casos de fraude o negligencia severa, puede involucrar sanciones civiles y penales.

3. Mantenimiento contable y obligaciones de registros (Recordkeeping Requirements – Subtitle F)

La ley exige que toda empresa lleve:

• Libros contables adecuados según GAAP
• Estados financieros
• Registros de ingresos, egresos, depreciaciones e inventario
• Soportes de transacciones por siete (7) años

Penalidades por incumplimiento:
Ajustes tributarios, negación de deducciones, estimaciones forzadas del IRS y multas adicionales por negligencia.

4. Obligaciones laborales (FLSA, OSHA, EEOC, USCIS)

Toda empresa que contrate personal debe cumplir con:

• Clasificación correcta de empleados vs contratistas
• I-9 Compliance (verificación de elegibilidad)
• Pago de payroll taxes y retenciones
• Cumplimiento de estándares de seguridad laboral bajo OSHA

Penalidades por incumplimiento:
Desde $1,100 por cada empleado mal clasificado hasta multas federales mayores por violaciones de seguridad o inmigración.

5. Obligaciones estatales y locales

Incluyen:

• Declaraciones de Sales Tax
• Pago de impuestos estatales
• Licencias comerciales locales
• Permisos de ocupación o sanitarios

Penalidades por incumplimiento:
Suspensión de licencias, multas por periodo no declarado, cierre forzoso del negocio o auditorías estatales.

6. Corporate Transparency Act (FinCEN – BOI Report)

Toda empresa debe reportar información de sus dueños y beneficiarios reales.
La omisión o tardanza genera:

Penalidades por incumplimiento:
Multas de $500 por día y sanciones penales por proveer información falsa o incompleta.

7. Cumplimiento bancario, OFAC y normas financieras

Los bancos están obligados a exigir:

• Información de identificación
• Documentos corporativos
• Cumplimiento AML/KYC

Riesgos:
Congelación de cuentas, cierre bancario y reportes de actividad sospechosa.

8. Responsabilidad ante la venta de activos o propiedades

Incluye retenciones obligatorias para extranjeros (FIRPTA) y reportes de ganancias o pérdidas.

Penalidades por incumplimiento:
Multas, intereses y responsabilidad solidaria por impuestos no retenidos.

UNA REALIDAD CLARA:

El IRS, FinCEN, los estados y los bancos no aceptan excusas como “no sabía”, “lo vi en internet” o “me dijeron que así se hacía”.

Las redes sociales han creado una falsa sensación de facilidad. Pero quienes publican “trucos”, “atajos” o “consejos rápidos” no asumen ninguna responsabilidad por las consecuencias legales o fiscales de quienes los siguen.
Los errores pueden costar mucho más que haber contratado desde el principio a un profesional.

¿POR QUÉ ES ESENCIAL TRABAJAR CON PROFESIONALES CERTIFICADOS?

Porque un contador público, agente autorizado, preparador profesional o asesor corporativo:

• Conoce las leyes y regulaciones vigentes
• Se actualiza constantemente (IRS – Circular 230)
• Evita que el cliente incurra en errores que generan multas y auditorías
• Provee protección, orden y estabilidad financiera
• Garantiza que la empresa opere de forma correcta desde el inicio

En Two Hundred Global Financial Solutions nos especializamos en contabilidad, impuestos, planificación estratégica y cumplimiento legal integral, incluyendo nuestro programa de alto nivel Blindaje Fiscal 360, diseñado para clientes que requieren un manejo profesional, diario y preventivo de su información financiera.

INVITACIÓN PROFESIONAL

Si ya tienes una empresa o estás pensando en abrir una, este es el momento ideal para asesorarte antes de que los errores acumulados salgan a la luz.
Te invitamos a agendar una consulta profesional de 50 minutos (vía videollamada o en persona en nuestras oficinas corporativas en Davie, Florida).
El 50% del valor de esa consulta será REEMBOLSADO si decides continuar como cliente de nuestra firma.

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**FinCEN ALERT: Risks for Foreign Nationals and Non-Status Individuals With U.S. Bank Accounts Why You Must Act Now Before It’s Too Late**

 

FinCEN ALERT: Risks for Foreign Nationals and Non-Status Individuals With U.S. Bank Accounts

Why You Must Act Now Before It’s Too Late**

In recent days, the U.S. Department of the Treasury—through the Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN)—issued a critical Alert regarding cross-border fund transfers involving individuals in the United States without a lawful immigration status. This development has immediate consequences for thousands of people who maintain bank accounts in the U.S., conduct transactions remotely from abroad, or lack proper documentation to regularize their financial presence in the country.

At Two Hundred Global Financial Solutions, we consider it our professional responsibility to ensure our clients understand the seriousness of this notice and the potential consequences if they do not take immediate action.

1. What This FinCEN Alert Means for You

FinCEN has intensified monitoring of:

• Cross-border money transfers
• Transactions involving money services businesses (MSBs)
• Activity from individuals who may be in the U.S. without legal status
• Funds considered illicitly obtained or inconsistent with a declared legal source
• Remittances and financial movements that raise regulatory concerns

Banks and MSBs are now required to be more strict, especially regarding:

• Identification documents
• Immigration status
• Source of funds
• Transaction patterns
• Account holder risk profiles

If any of these elements appear inconsistent or unclear, financial institutions may:

• Freeze accounts
• Close accounts without prior notice
• Block international transfers
• Report the individual to federal authorities
• Restrict access to funds while the person is outside the U.S.

This creates a major vulnerability for individuals who must manage their U.S. companies, properties, investments, or personal finances—but cannot re-enter the United States due to lack of a valid visa or lawful status.

2. The Real Risk: Losing Access to Your U.S. Bank Accounts

We are already seeing cases where clients abroad are unable to:

• Access their U.S. business or personal accounts
• Transfer funds
• Receive payments from tenants or customers
• Comply with IRS or state tax obligations
• Provide updated documentation to the bank because they cannot return to the United States

Once an account is flagged or closed under FinCEN criteria, the recovery process becomes extremely difficult—especially if the person is outside the country.

This can lead to:

• Loss of funds
• Business interruption
• IRS complications
• Penalties
• Legal exposure under federal compliance laws

This Alert is not theoretical—it is already happening.

3. How Two Hundred Global Financial Solutions Can Protect You

Our firm provides comprehensive Financial and Tax Planning designed specifically to prevent these situations. We assist clients in:

• Understanding FinCEN compliance requirements
• Stabilizing their financial documentation
• Evaluating immigration-related risks affecting banking access
• Preparing legal and financial structures that reduce exposure
• Reviewing corporate documents, operating agreements, ITIN/EIN consistency
• Ensuring proper tax filings to avoid red flags
• Advising on alternative solutions before accounts are frozen or closed

We are certified professionals with extensive experience in:

• IRS regulations (Title 26 of the U.S. Code)
• FinCEN reporting and compliance
• International clients and non-resident taxpayers (1040-NR, 1120-F)
• Multi-state financial operations
• Corporate tax planning

If you are outside the United States or lack a valid immigration status, you must take preventive action now. Waiting may result in losing access to your accounts with no possibility of re-entry to fix the problem.

4. Immediate Recommendation: Schedule a Consultation Before It’s Too Late

We strongly advise clients and prospective clients to schedule a financial and compliance review as soon as possible. Our team will analyze your specific case and guide you step by step to ensure you maintain full access to your U.S. financial system connections.

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We offer consultations:

• In person
• By phone
• By secure videoconference
• For clients inside or outside the United States

Your financial stability and legal compliance are our highest priority.

Annex – Official FinCEN Alert (Provided Text)

FinCEN Issues Alert on Cross-Border Funds Transfers Involving Illegal Aliens
Immediate Release – November 28, 2025 – Washington

Today, the U.S. Department of the Treasury’s Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) is issuing an Alert as part of Treasury’s effort to prevent the exploitation of the U.S. financial system by illegal aliens in the United States seeking to move illicitly obtained funds. Annually over the past several years, the United States has witnessed a significant volume of cross-border funds transfers, including remittances from individuals located in the United States, and has taken multiple steps this year to highlight risks presented by cross-border financial activity.

“Money services businesses should be vigilant in identifying suspicious financial activity involving illegal aliens who present significant threats to national security and public safety,” said Under Secretary for Terrorism and Financial Intelligence John K. Hurley. “At Treasury, we will continue to protect the American people by faithfully upholding the laws of the United States.”

This Alert is consistent with Executive Order 14159, Protecting the American People Against Invasion. Money services businesses (MSBs) are generally required to file a suspicious activity report for a transaction that involves at least $2,000 and that the MSBs know, suspect, or have reason to suspect is relevant to a possible violation of law or regulation. This includes the cross-border transfer of funds derived from unlawful employment or otherwise derived from funds the MSB knows, suspects, or has reason to suspect were illicitly obtained in the United States.

⚠️ ALERTA IMPORTANTE DE FINCEN 2025 RIESGO DE BLOQUEO DE CUENTAS BANCARIAS PARA PERSONAS SIN ESTATUS MIGRATORIO O DOCUMENTACIÓN CORRECTA Lo que debes saber antes de que sea demasiado tarde

ALERTA IMPORTANTE DE FINCEN 2025

RIESGO DE BLOQUEO DE CUENTAS BANCARIAS PARA PERSONAS SIN ESTATUS MIGRATORIO O DOCUMENTACIÓN CORRECTA

Lo que debes saber antes de que sea demasiado tarde

En fecha 28 de noviembre de 2025, el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos, a través de FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network), emitió una alerta oficial dirigida a bancos, cooperativas, money services businesses (MSBs), empresas de envío de dinero, casas de cambio y cualquier institución financiera que maneje transferencias transfronterizas de dinero.

Esta alerta coloca un nivel de vigilancia más alto sobre personas sin estatus migratorio válido o en situación irregular, especialmente aquellas que realizan transferencias internacionales, abren cuentas bancarias sin documentación completa, reciben o envían fondos sin respaldo, o presentan actividad considerada “sospechosa” bajo las leyes federales de cumplimiento.

Para muchas personas, este tipo de medidas puede representar riesgo real de cierre de cuentas, congelamiento de fondos, bloqueo de transferencias e imposibilidad de acceder a su dinero, incluso si se encuentran fuera del país sin visa válida para regresar a resolverlo.

¿POR QUÉ FINCEN EMITE ESTA ALERTA?

Según el comunicado oficial, durante varios años Estados Unidos ha visto volúmenes significativos de transferencias internacionales desde personas dentro del país hacia el extranjero.

FinCEN advierte que algunos individuos sin estatus migratorio podrían estar moviendo fondos de origen ilícito o sin documentación adecuada, por lo que ordena a los bancos y MSBs aumentar los controles, verificar identidad y reportar actividad sospechosa al IRS y al Tesoro.

Esta alerta está alineada con la Orden Ejecutiva 14159: Protecting the American People Against Invasion, que exige mayor control financiero sobre personas sin estatus legal.

¿QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA TI?

Los bancos y servicios de envío de dinero ahora están obligados a:

• Revisar más profundamente la identidad del cliente
• Verificar estatus migratorio o documentación válida
• Reportar actividades sospechosas por montos desde $2,000
• Bloquear transacciones si no pueden confirmar el origen de los fondos
• Cerrar cuentas sin previo aviso si consideran riesgo regulatorio

Esto puede afectar a:

✔ Personas con ITIN que no han actualizado su situación
✔ Personas sin visa o con visa vencida
✔ Personas fuera del país con cuentas activas en EE. UU.
✔ Titulares de LLC o corporaciones que no tienen estructura legal correcta
✔ No residentes que envían o reciben dinero sin documentación tributaria
✔ Personas que envían remesas o movimientos transfronterizos sin respaldo

Muchos clientes podrían quedar sin acceso a sus cuentas, particularmente si se encuentran fuera de Estados Unidos al momento del bloqueo.

ANEXO OFICIAL – FINCEN ALERT (TRADUCCIÓN RESUMIDA)

FinCEN Issues Alert on Cross-Border Funds Transfers Involving Illegal Aliens
Immediate Release — November 28, 2025

FinCEN emite esta alerta como parte del esfuerzo por prevenir la explotación del sistema financiero de EE. UU. por parte de individuos sin estatus legal, que buscan mover fondos obtenidos ilícitamente.

Las instituciones financieras deben ser vigilantes ante actividad financiera sospechosa relacionada con personas ilegalmente presentes en el país, especialmente cuando representen riesgos de seguridad nacional o seguridad pública.

Los MSBs deben presentar un Suspicious Activity Report (SAR) cuando una transacción involucre al menos $2,000 y exista sospecha de violación de ley o actividad ilícita.

Esto incluye transferencias internacionales derivadas de empleo no autorizado, ingresos no declarados o fondos de origen dudoso.

Esta alerta es consistente con la Orden Ejecutiva 14159: Protegiendo al Pueblo Americano Contra la Invasión.

¿CÓMO TE PODEMOS AYUDAR? – PLANIFICACIÓN FINANCIERA Y REGULARIZACIÓN

En Two Hundred Global Financial Solutions realizamos una planificación financiera y fiscal integral, diseñada para que cada cliente:

✔ Evite bloqueos de cuentas o congelamiento de fondos

✔ Mantenga cumplimiento con leyes federales (IRS, FinCEN, Bank Secrecy Act)

✔ Ajuste su estatus financiero ante el banco aunque esté fuera del país

✔ Regule sus operaciones como no residente o extranjero inversionista

✔ Organice correctamente su LLC, corporación o cuentas personales

✔ Obtenga asesoría sobre visibilidad fiscal, ITIN, EIN y documentación bancaria

✔ Evite riesgos que puedan cerrarle el acceso a su propia cuenta

El peor escenario es que los bancos cierren cuentas sin aviso, y estando fuera del país, sin una visa válida, la persona no pueda regresar a resolverlo.

Por eso la planificación debe hacerse ahora, antes de que estos controles se intensifiquen.

AGENDA TU CITA ANTES DE QUE SEA TARDE

En Two Hundred Global Financial Solutions, te ayudamos a:

• Proteger tus cuentas
• Evaluar tu estatus financiero
• Ordenar tu estructura bancaria
• Revisar tus riesgos de cumplimiento
• Preparar tu documentación tributaria
• Evitar sanciones o reportes negativos

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