¿Qué Puede y No Puede Hacer un Notario Público en Florida?

Una Guía Profesional para Comprender sus Funciones,

Responsabilidades y Límites Legales

En el Estado de Florida, el Notario Público (Notary Public) cumple un rol fundamental dentro del ámbito legal, comercial y financiero. Su principal función es actuar como un testigo imparcial en la ejecución de documentos importantes, lo que contribuye a la prevención del fraude, la validez de actos jurídicos, y el cumplimiento de normas estatales.

Sin embargo, es importante entender qué puede hacer un Notario Público, qué no puede hacer bajo ninguna circunstancia, y cuál es su responsabilidad legal y ética. Este conocimiento es esencial tanto para quienes ejercen esta función, como para clientes que requieren sus servicios.

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✅ FUNCIONES AUTORIZADAS DE UN NOTARIO PÚBLICO EN FLORIDA

A continuación, se describen las actividades que un Notario Público de Florida está legalmente autorizado a realizar, según lo establece el Capítulo 117 de los Estatutos de Florida (F.S. §117):

1. Toma de juramentos y declaraciones (Oaths and Affirmations)

• El notario puede tomar juramentos verbales o afirmaciones solemnes cuando se requiere que una persona jure la veracidad de una declaración o testimonio.

2. Certificación de firmas (Acknowledgments)

• Confirmar la identidad del firmante de un documento y atestiguar que firmó de manera voluntaria, con pleno conocimiento del contenido del documento.

3. Testimonios jurados (Jurats)

• Certificar que una persona firmó un documento en presencia del notario y bajo juramento de que el contenido del documento es veraz.

4. Certificación de copias de documentos no públicos

• El notario puede certificar copias de documentos originales no emitidos por entidades gubernamentales, como cartas, contratos, o declaraciones privadas.

• No puede certificar copias de certificados de nacimiento, matrimonio, defunción, pasaportes u otros documentos públicos; en estos casos, solo la agencia emisora tiene autoridad para emitir copias certificadas.

5. Verificación de domicilio y presencia física

• Verificar la presencia física del firmante, que es un requisito obligatorio en la gran mayoría de actos notariales (excepto cuando se realiza una notarización en línea autorizada – RON).

6. Redacción y validación de protestas de pagarés (bills of exchange)

• En contextos comerciales, el notario puede certificar protestas formales de impago en ciertos instrumentos financieros.

7. Oficiar ceremonias de matrimonio

• Los notarios de Florida están legalmente autorizados a celebrar matrimonios civiles dentro del estado, siempre que se cumplan los requisitos legales (licencia válida y presencia de ambas partes).

8. Notarizaciones remotas (RON)

• Desde el 1 de enero de 2020, los notarios públicos registrados como Notary Public Online pueden realizar notarizaciones remotas electrónicas, mediante plataformas certificadas y cumpliendo requisitos adicionales como videograbación, verificación biométrica e integridad digital.

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❌ ACCIONES QUE UN NOTARIO PÚBLICO EN FLORIDA NO PUEDE HACER

A pesar de sus importantes funciones, un notario tiene límites estrictos. Las siguientes prácticas están prohibidas por ley y pueden conllevar sanciones civiles o penales:

1. No puede dar asesoría legal

• Un notario no es abogado, y por tanto no puede redactar documentos legales, interpretar leyes o dar consejos jurídicos, salvo que también esté debidamente licenciado como abogado en el estado de Florida.

2. No puede realizar traducciones juradas certificadas como notario

• Traducir documentos legales y certificarlos como notario público es una práctica prohibida, salvo que esté autorizado como traductor oficial.

3. No puede certificar copias de documentos públicos

• Como se explicó antes, no puede certificar copias de documentos emitidos por entidades oficiales, como certificados de nacimiento o títulos de propiedad emitidos por el gobierno.

4. No puede realizar notarizaciones sin la presencia física del firmante (salvo por RON)

• Hacer una certificación sin que la persona esté presente (excepto mediante notarización remota autorizada) es ilegal y constituye fraude notarial.

5. No puede actuar en situaciones donde tenga conflicto de interés

• El notario no debe notarizar documentos para sí mismo, su cónyuge o familiares directos (padres, hijos, hermanos) si está involucrado en el contenido del documento.

6. No puede cobrar tarifas no autorizadas

• Florida permite un máximo de $10 por firma notarizada (excepto para notarizaciones remotas, cuyo límite es $25). Cobrar más que este monto es una violación ética y legal.

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👥 SOBRE LA PRESENCIA DE TESTIGOS: ¿CUÁNDO SON NECESARIOS Y QUIÉNES PUEDEN SER?

En algunos documentos, la ley exige uno o dos testigos además de la notarización, como ocurre con:

• Testamentos

• Poderes notariales (durables power of attorney)

• Contratos de bienes raíces

• Acuerdos financieros complejos

🟢 ¿Puede el notario actuar como testigo?

Sí, el notario puede ser uno de los testigos, siempre que no esté involucrado en el contenido del documento, y que el documento no requiera explícitamente testigos independientes adicionales.

🛑 ¿Cuándo NO debe actuar como testigo?

• Cuando ya existen dos testigos requeridos por ley, el notario no puede ser uno de ellos si ya está ejerciendo su función como notario.

• Cuando hay conflicto de interés o el notario figura dentro del contrato.

Requisitos de los testigos:

• Deben ser mayores de 18 años

• Deben estar presentes al momento de la firma

• Deben firmar en presencia del notario y del firmante

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📌 CONCLUSIÓN

El rol del Notario Público en Florida es clave para la integridad y legalidad de muchos actos documentales, pero su autoridad está claramente limitada. Comprender qué puede y no puede hacer, especialmente en temas relacionados con asesoría legal, documentos públicos, o presencia de testigos, es fundamental para evitar nulidades, sanciones y litigios.

En Two Hundred Global Financial Solutions, guiamos a nuestros clientes para que utilicen servicios notariales de manera correcta y legal, especialmente en procesos de constitución de empresas, inversiones inmobiliarias, planificación patrimonial y trámites migratorios.

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🖋 Artículo redactado por: Juan Fanti, MBA, CP, CAA, PA
Contador Público Certificado y Preparador Profesional de Impuestos en EE.UU.