LA REALIDAD LEGAL Y TRIBUTARIA DE TENER UNA EMPRESA EN LOS ESTADOS UNIDOS: RESPONSABILIDADES, RIESGOS Y POR QUÉ HACERLO SOLO ES UN ERROR COSTOSO

 

LA REALIDAD LEGAL Y TRIBUTARIA DE TENER UNA EMPRESA EN LOS ESTADOS UNIDOS: RESPONSABILIDADES, RIESGOS Y POR QUÉ HACERLO SOLO ES UN ERROR COSTOSO

Tener una empresa en los Estados Unidos es una excelente oportunidad de crecimiento económico, inversión y protección patrimonial. Sin embargo, también implica un conjunto de responsabilidades legales, contables, administrativas y tributarias que, por ley, deben cumplirse sin excepción.
Estas obligaciones están reguladas por normas federales, estatales y locales, incluyendo el Internal Revenue Code (Título 26 del Código Federal de los EE. UU.), el Corporate Transparency Act (FinCEN), las leyes corporativas de cada estado, las regulaciones laborales bajo el Fair Labor Standards Act (FLSA), y múltiples estatutos adicionales que rigen la actividad empresarial.

En un mundo donde las redes sociales han banalizado la información y han hecho creer a muchos que “todo es fácil” y que “cualquiera lo puede hacer”, es imprescindible recordar algo:
las responsabilidades legales de una empresa no se aprenden viendo videos, escuchando influencers o leyendo títulos incompletos.
La preparación profesional, la actualización constante y el conocimiento técnico son la única vía segura para operar correctamente una empresa en los Estados Unidos.

A continuación, presentamos —de forma clara y a grosso modo— todas las obligaciones que asume una empresa y los riesgos de no cumplirlas.

1. Obligaciones legales de formación y mantenimiento corporativo

Las leyes corporativas estatales exigen que toda empresa presentada ante el Departamento de Estado mantenga:

• Estatutos u Operating Agreement vigentes
• Registro actualizado de miembros o accionistas
• Actas corporativas (Minutes)
• Renovación del Annual Report
• Registro de DBA, si corresponde

Penalidades por incumplimiento: multas estatales, suspensión de la entidad, y en casos graves, disolución administrativa.

2. Obligaciones fiscales federales (IRS – Título 26 del Código Tributario)

Dependiendo del tipo de entidad, se debe presentar:

• Form 1120, 1120-S, 1065, 1040-Schedule C, 1040-NR, 5472, entre otros
• Formularios informativos: 1099-NEC, 1099-MISC, W-2, 940, 941
• Declaraciones de extranjeros: W-8BEN / W-8BEN-E, retenciones, FIRPTA

Penalidades por incumplimiento:
Multas que van desde $260 por formulario no presentado hasta $25,000 en casos de omisión de reportes extranjeros.
En casos de fraude o negligencia severa, puede involucrar sanciones civiles y penales.

3. Mantenimiento contable y obligaciones de registros (Recordkeeping Requirements – Subtitle F)

La ley exige que toda empresa lleve:

• Libros contables adecuados según GAAP
• Estados financieros
• Registros de ingresos, egresos, depreciaciones e inventario
• Soportes de transacciones por siete (7) años

Penalidades por incumplimiento:
Ajustes tributarios, negación de deducciones, estimaciones forzadas del IRS y multas adicionales por negligencia.

4. Obligaciones laborales (FLSA, OSHA, EEOC, USCIS)

Toda empresa que contrate personal debe cumplir con:

• Clasificación correcta de empleados vs contratistas
• I-9 Compliance (verificación de elegibilidad)
• Pago de payroll taxes y retenciones
• Cumplimiento de estándares de seguridad laboral bajo OSHA

Penalidades por incumplimiento:
Desde $1,100 por cada empleado mal clasificado hasta multas federales mayores por violaciones de seguridad o inmigración.

5. Obligaciones estatales y locales

Incluyen:

• Declaraciones de Sales Tax
• Pago de impuestos estatales
• Licencias comerciales locales
• Permisos de ocupación o sanitarios

Penalidades por incumplimiento:
Suspensión de licencias, multas por periodo no declarado, cierre forzoso del negocio o auditorías estatales.

6. Corporate Transparency Act (FinCEN – BOI Report)

Toda empresa debe reportar información de sus dueños y beneficiarios reales.
La omisión o tardanza genera:

Penalidades por incumplimiento:
Multas de $500 por día y sanciones penales por proveer información falsa o incompleta.

7. Cumplimiento bancario, OFAC y normas financieras

Los bancos están obligados a exigir:

• Información de identificación
• Documentos corporativos
• Cumplimiento AML/KYC

Riesgos:
Congelación de cuentas, cierre bancario y reportes de actividad sospechosa.

8. Responsabilidad ante la venta de activos o propiedades

Incluye retenciones obligatorias para extranjeros (FIRPTA) y reportes de ganancias o pérdidas.

Penalidades por incumplimiento:
Multas, intereses y responsabilidad solidaria por impuestos no retenidos.

UNA REALIDAD CLARA:

El IRS, FinCEN, los estados y los bancos no aceptan excusas como “no sabía”, “lo vi en internet” o “me dijeron que así se hacía”.

Las redes sociales han creado una falsa sensación de facilidad. Pero quienes publican “trucos”, “atajos” o “consejos rápidos” no asumen ninguna responsabilidad por las consecuencias legales o fiscales de quienes los siguen.
Los errores pueden costar mucho más que haber contratado desde el principio a un profesional.

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Porque un contador público, agente autorizado, preparador profesional o asesor corporativo:

• Conoce las leyes y regulaciones vigentes
• Se actualiza constantemente (IRS – Circular 230)
• Evita que el cliente incurra en errores que generan multas y auditorías
• Provee protección, orden y estabilidad financiera
• Garantiza que la empresa opere de forma correcta desde el inicio

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