Comidas de empresa y “contabilidad casera”: dos focos rojos que el IRS observará con lupa en 2026 (y cómo protegerse antes de cerrar 2025)

 A pocos días de terminar 2025, muchos contribuyentes hacen lo mismo: dejan para “después” dos temas que parecen menores… hasta que llega una auditoría o un requerimiento del IRS.

Este artículo es un recordatorio directo y práctico sobre dos áreas de alto riesgo que están generando cada vez más observación: (1) comidas pagadas con fondos de la empresa y (2) registros contables deficientes (especialmente cuando se confunden con simples hojas de cálculo).

1) Comidas pagadas con la cuenta de la empresa: cuando un almuerzo se convierte en “red flag”

En la práctica, uno de los patrones que más llama la atención del IRS no es “comer”, sino cómo se documenta (o no se documenta) ese gasto.

Por qué las comidas “excesivas” pueden disparar revisión

Cuando en estados financieros y tarjetas corporativas aparecen restaurantes frecuentes, montos altos o consumos que no guardan relación con la actividad real del negocio, el IRS puede verlo como:

• gasto personal disfrazado,
• falta de control interno,
• o intento de inflar deducciones.

Y aquí viene lo clave:

Lo que exige la norma: evidencia + propósito de negocio

Las reglas de substanciación (documentación) para gastos como comidas están en las regulaciones de la sección 274. En términos simples: si no se sustenta correctamente, el gasto puede ser rechazado. Legal Information Institute+1

Buenas prácticas mínimas (lo que recomendamos a clientes 200GFS):

1. Recibo/invoice legible (idealmente del restaurante) con nombre y ubicación, fecha, e importe.
2. Identificar el “motivo del negocio” (por ejemplo: reunión con cliente X, negociación con proveedor Y, reunión interna de planificación).
3. Identificar asistentes o relación (cliente/proveedor/empleado involucrado).
4. Si el recibo no detalla consumo (o es “genérico”), respaldar con evidencia adicional.

Nota técnica importante: la regulación establece que, salvo excepciones, se requiere evidencia documental (recibos, facturas, etc.) para ciertos gastos y, en general, cuando el gasto supera umbrales específicos (por ejemplo, el estándar de $75 para otros gastos, con reglas particulares).

¿Y si el cliente guarda todo “digital”?

Perfecto. Hoy es totalmente válido mantener un archivo digital organizado, siempre que sea completo, legible, recuperable y se pueda presentar ante una auditoría. El punto no es el papel: es la evidencia y el orden.

Deducción de comidas: regla general (y por qué hay confusión)

Como regla general, la deducción de comidas de negocio suele estar limitada (comúnmente al 50%) y sujeta a condiciones y documentación. IRS+1
Además, hay cambios y restricciones que impactan ciertos escenarios de comidas a empleados a partir de 2026 en disposiciones específicas del Código (por ejemplo, límites para ciertos “employer-provided meals”).

2) “Yo llevo mi contabilidad en Excel”: el error que sale caro

Esto hay que decirlo claro:

Una hoja de cálculo NO es contabilidad, aunque tenga columnas y se vea “ordenada”.
Puede ser un registro informal, pero no necesariamente cumple con:

• clasificación correcta (chart of accounts),
• consistencia y trazabilidad,
• conciliaciones bancarias reales,
• soporte documental,
• criterios contables y fiscales,
• y preparación adecuada para estados financieros y declaraciones.

Qué problemas causa esto (y por qué el IRS lo detecta)

Cuando la contabilidad no está bien llevada, se suelen producir:

• gastos mal clasificados (personales como de negocio),
• ingresos omitidos por depósitos no conciliados,
• “cash flow” que no cuadra con resultados,
• inventarios/costos mal tratados,
• y declaraciones inconsistentes año tras año.

En una revisión, eso se traduce en ajustes, impuestos adicionales, intereses y penalidades.

Penalidades típicas (lo que más vemos en la vida real)

• Desconocimiento/rechazo de deducciones por falta de sustento (comidas, viajes, auto, etc.).
• Accuracy-related penalty: típicamente 20% sobre la porción del impuesto subpagado atribuible, por ejemplo, a negligencia o desconocimiento de reglas. IRS+1
• Intereses sobre balances adeudados (se acumulan hasta que se pague).

Por qué esto importa HOY: estamos cerrando 2025 (y la temporada 2026 llega rápido)

El IRS ya está publicando recordatorios de “Get Ready” para que contribuyentes y empresas organicen documentación y preparen su información con antelación. IRS+1

Y ojo con un punto estratégico: no hay que esperar a que el IRS “abra” oficialmente la transmisión para prepararse. Si usted se reúne con su contador antes, su proceso queda listo para presentar más temprano una vez inicie la temporada (normalmente a finales de enero, cuando el IRS comienza a aceptar declaraciones).

Además, en nuestra experiencia práctica, declarar mucho después (aunque sea con extensión) tiende a incrementar la probabilidad de revisiones en ciertos perfiles: por eso la preparación temprana y la consistencia documental son defensas inteligentes.

Checklist de cierre 2025 (recomendado por 200GFS)

Antes del 31 de diciembre:

• ✅ Revisar consumos de restaurantes en tarjetas corporativas: separar lo personal.
• ✅ Completar y ordenar recibos: fecha, monto, lugar, propósito, asistentes.
• ✅ Escanear y archivar en carpetas por mes/categoría (digital).
• ✅ Conciliar bancos, tarjetas y préstamos (empresa).
• ✅ Depurar “gastos misceláneos” y reclasificar correctamente.
• ✅ Preparar borrador de estados financieros (aunque sea preliminar).

Conclusión

En 2026, el contribuyente que mejor duerme no es el que “gastó menos”, sino el que documentó mejor y llevó su contabilidad con método.
Las comidas corporativas sin sustento y la “contabilidad en Excel” son dos caminos directos a ajustes del IRS. Hoy es el momento de corregir.

¿Necesita ayuda para organizar su cierre 2025 y entrar fuerte en la temporada 2026?

En Two Hundred Global Financial Solutions (200GFS) le ayudamos a blindar su documentación, depurar su contabilidad y preparar su expediente fiscal para presentar temprano y con soporte.

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