Sus documentos fiscales no deben viajar sin protección

Una declaración de impuestos reúne prácticamente toda la información necesaria para suplantar una identidad: nombre, dirección, Social Security Number o ITIN, ingresos, dependientes, cuentas bancarias y, en algunos casos, datos empresariales.

Por eso, seleccionar a un profesional tributario no debería depender únicamente del precio o de la promesa de obtener un reembolso. También debe evaluarse cómo solicita, almacena, utiliza y protege la información del cliente.

El IRS y sus socios del Security Summit continúan advirtiendo que los profesionales tributarios son objetivos frecuentes de ataques dirigidos a obtener información personal y financiera. Entre las amenazas comunes se encuentran correos falsos, mensajes de texto con enlaces, archivos adjuntos maliciosos y comunicaciones que imitan a clientes o instituciones conocidas. irs.gov

No todo documento debe enviarse por cualquier canal

El teléfono o WhatsApp pueden utilizarse para coordinar una cita o confirmar que un documento está disponible. Sin embargo, no es recomendable enviar innecesariamente por mensajes abiertos fotografías de:

• Social Security cards.
• Pasaportes o licencias.
• Formularios W-2 y 1099.
• Declaraciones completas.
• Información bancaria.
• Cartas del IRS con números de identificación.
• Documentos empresariales confidenciales.

Cuando sea posible, los archivos deben intercambiarse mediante un portal o sistema cifrado, con controles de acceso y autenticación adecuada. Las contraseñas nunca deberían enviarse junto con el archivo que protegen.

La seguridad tampoco termina cuando el profesional recibe el documento. Debe existir un procedimiento para limitar el acceso, respaldar la información, actualizar los sistemas y responder ante incidentes. El IRS recordó el 18 de agosto de 2026 que los profesionales de impuestos y contabilidad deben mantener un Written Information Security Plan, o plan escrito de seguridad de la información. irs.gov

Señales que merecen atención

Antes de entregar su identidad fiscal, considere estas preguntas:

1. ¿Conoce la identidad y credenciales del preparador?
2. ¿Existe una oficina, empresa y medio de contacto verificables?
3. ¿Le explican cómo entregar los documentos de forma segura?
4. ¿Revisará la declaración antes de firmarla?
5. ¿Recibirá una copia completa?
6. ¿Le solicitarán autorización antes de presentarla?
7. ¿Quién tendrá acceso a sus archivos?
8. ¿Cómo se protegerán documentos de años anteriores?

Ningún profesional debería pedirle que firme una declaración en blanco. Tampoco debería presentarla sin su revisión y autorización.

El IP PIN añade una barrera importante

El Identity Protection PIN es un número de seis dígitos conocido únicamente por el contribuyente y el IRS. Ayuda a impedir que otra persona presente una declaración federal utilizando un SSN o ITIN robado. La participación es voluntaria para quienes no sean víctimas confirmadas y el IP PIN puede solicitarse mediante la cuenta individual en IRS.gov. Internal Revenue Service

El IRS advierte que los contribuyentes que planeen presentar temprano en 2027 deberían solicitarlo antes de que el sistema entre en mantenimiento anual, normalmente a mediados de noviembre. Generalmente vuelve a estar disponible a mediados de enero. irs.gov

El PIN cambia cada año y debe mantenerse confidencial. Un profesional puede utilizar el número que el cliente le proporciona para preparar la declaración, pero no puede solicitarlo al IRS en su nombre. irs.gov

200GFS ofrece atención presencial y a distancia, utilizando organización documental y sistemas de intercambio encriptado para proteger la confidencialidad. Podemos ayudar con declaraciones personales y corporativas, modificaciones de años anteriores, contabilidad y comunicaciones tributarias.

Este contenido es informativo. Ningún sistema elimina totalmente el riesgo; la protección requiere responsabilidad tanto del profesional como del cliente.

Juan V. Fanti, MBA, CAA, PA

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