Abrir una empresa en Estados Unidos: lo que las redes sociales no siempre explican
Registrar una compañía puede tomar pocos minutos. Administrarla correctamente puede requerir años de cumplimiento, contabilidad, declaraciones tributarias y decisiones bien documentadas.
En las redes sociales existe abundante información sobre cómo abrir una empresa en Estados Unidos. Parte de esa información es correcta; otra está incompleta, fuera de contexto o es sencillamente falsa. Con frecuencia se ofrece la creación de una LLC o corporación como si se tratara únicamente de registrar un nombre, obtener un EIN y abrir una cuenta bancaria.
La realidad es muy diferente.
Antes de constituir una empresa, toda persona debería preguntarse:
- ¿Para qué necesito la compañía?
- ¿Dónde se realizarán realmente las operaciones?
- ¿Quiénes serán sus propietarios?
- ¿Quién trabajará dentro del negocio?
- ¿Cómo recibirán dinero los propietarios?
- ¿La empresa tendrá empleados?
- ¿Qué declaraciones deberá presentar?
- ¿Qué ocurrirá si la empresa no genera ingresos?
- ¿El propietario es residente fiscal de Estados Unidos o una persona extranjera?
- ¿La actividad requiere licencias profesionales, estatales, del condado o de la ciudad?
Abrir una empresa sin responder estas preguntas puede producir obligaciones fiscales, multas y costos que nunca fueron explicados al propietario.
Una empresa no resuelve una situación migratoria
Una persona extranjera puede, dependiendo de su situación y de la estructura seleccionada, participar como propietaria o inversionista en una compañía estadounidense. Incluso las instrucciones del IRS permiten determinadas alternativas para solicitar un EIN cuando la persona responsable no tiene y no es elegible para obtener un SSN o ITIN.
Sin embargo, ser propietario de una empresa, invertir dinero en ella y estar autorizado para trabajar dentro de Estados Unidos son asuntos jurídicos diferentes.
La constitución de una LLC o corporación:
- No concede estatus migratorio.
- No regulariza la permanencia de una persona en el país.
- No produce automáticamente un permiso de trabajo.
- No autoriza por sí sola a administrar físicamente las operaciones diarias.
- No sustituye una visa, un permiso de trabajo ni el asesoramiento de un abogado de inmigración.
Por ejemplo, USCIS señala que las categorías de visitante B-1, B-2, WT y WB no autorizan empleo en Estados Unidos, aunque ciertas actividades comerciales limitadas puedan estar permitidas en algunos casos.
Por eso, cuando el propietario es extranjero —especialmente si se encuentra físicamente en Estados Unidos sin autorización de empleo— la planificación empresarial, tributaria y migratoria debe analizarse por separado. Este artículo no ofrece asesoría migratoria.
LLC, S Corporation y C Corporation no son exactamente lo mismo
Uno de los errores más frecuentes es presentar la LLC, la S Corporation y la C Corporation como si fueran tres estructuras estatales equivalentes.
No lo son.
LLC
La Limited Liability Company o LLC es una entidad creada bajo las leyes del estado. Su tratamiento fiscal dependerá del número y tipo de propietarios y de las elecciones presentadas ante el IRS.
Una LLC puede tributar federalmente como:
- Entidad ignorada o disregarded entity.
- Sociedad o partnership.
- C Corporation.
- S Corporation, si cumple los requisitos.
Por lo tanto, decir “tengo una LLC” no explica cómo tributa esa empresa.
S Corporation
La S Corporation es principalmente una elección tributaria federal. No necesariamente es una entidad diferente creada en Florida. Una corporación o una LLC elegible puede solicitar este tratamiento presentando oportunamente el Formulario 2553.
No todas las personas pueden ser accionistas de una S Corporation. Entre otras limitaciones, el IRS indica que una S Corporation no puede tener como accionista a un nonresident alien.
Esto es especialmente importante para propietarios extranjeros. La ciudadanía, el estatus migratorio y la residencia fiscal no son conceptos idénticos. La elegibilidad debe evaluarse antes de presentar la elección.
C Corporation
La C Corporation es una entidad contribuyente separada de sus accionistas. Presenta el Formulario 1120 y paga impuestos sobre su ingreso tributable.
Actualmente, la tasa federal general de una C Corporation es del 21 %.
Si posteriormente distribuye utilidades como dividendos, el accionista también puede tener que declarar esos dividendos. Esta tributación primero en la corporación y después en el accionista es lo que técnicamente se conoce como “doble tributación”.
Corporaciones con fines de lucro, organizaciones sin fines de lucro y fundaciones
Una “fundación con fines de lucro” no es, por sí sola, una categoría empresarial o tributaria general. Normalmente, una actividad comercial con propietarios se organiza como LLC o corporación con fines de lucro.
Una corporación sin fines de lucro es diferente: no tiene propietarios que puedan distribuirse las ganancias. Además, constituir una corporación sin fines de lucro en Florida no significa que automáticamente quede exenta de impuestos federales.
Para obtener reconocimiento federal como organización exenta, normalmente debe presentarse la solicitud correspondiente ante el IRS y cumplirse los requisitos del Código Tributario.
Una fundación privada, por su parte, suele ser una clasificación tributaria específica dentro de las organizaciones reconocidas bajo la sección 501(c)(3), no simplemente un nombre que se coloca a cualquier compañía.
¿Una corporación en Florida paga impuestos federales y estatales?
Aquí debemos hacer una precisión importante.
No toda empresa constituida en Florida paga automáticamente dos impuestos sobre la misma cantidad. Esto dependerá de su clasificación fiscal, ingresos, deducciones, propietarios y actividades.
Una C Corporation puede estar sujeta a:
- Impuesto federal sobre la renta corporativa.
- Impuesto corporativo de Florida.
- Posible impuesto para los accionistas cuando se distribuyen dividendos.
Florida aplica su impuesto corporativo a las corporaciones y a las entidades tratadas federalmente como corporaciones. La tasa estatal indicada actualmente es del 5.5 % sobre el ingreso neto de Florida, después de los ajustes y la exención aplicable. La declaración estatal puede ser obligatoria aun cuando no resulte impuesto por pagar.
Por lo tanto, existen dos conceptos diferentes:
- La empresa puede tener obligaciones ante dos jurisdicciones: el Gobierno federal y el estado de Florida.
- Una C Corporation puede experimentar doble tributación económica cuando la corporación paga impuestos y luego el accionista paga impuestos sobre los dividendos.
Una S Corporation, en cambio, generalmente transfiere sus ingresos, pérdidas, deducciones y créditos a sus accionistas. Esto suele evitar la doble tributación corporativa federal, aunque pueden existir impuestos especiales, obligaciones estatales y declaraciones informativas.
¿Todas las empresas están obligadas a tener nómina?
No. Abrir una compañía no crea automáticamente una obligación de pagar nómina al propietario.
La respuesta depende de la clasificación fiscal, los servicios realizados y la forma en que el propietario recibe dinero.
| Tipo de entidad o tratamiento | Regla general sobre el propietario |
|---|---|
| LLC de un solo miembro tratada como entidad ignorada | Generalmente el propietario no se paga a sí mismo mediante W-2 |
| LLC tratada como sociedad | Los socios generalmente no son empleados y no deben recibir W-2 por sus servicios como socios |
| S Corporation | El accionista que trabaja en la empresa debe recibir compensación razonable antes de tomar distribuciones |
| C Corporation | Un accionista u oficial que presta servicios y recibe compensación generalmente es empleado |
| Organización sin fines de lucro | Los empleados y oficiales compensados pueden estar sujetos a nómina como en otras organizaciones |
El IRS establece expresamente que los socios de una sociedad no son empleados y no deben recibir un Formulario W-2 por su participación como socios.
También indica que un oficial corporativo que presta servicios y recibe o tiene derecho a recibir pagos normalmente es considerado empleado. Intentar sustituir salarios por distribuciones para evitar impuestos de nómina puede provocar reclasificaciones, intereses y penalidades.
Tener nómina implica mucho más que emitir un cheque. Puede incluir retenciones, depósitos de impuestos, Formularios 941 y 940, W-2, seguro de desempleo, workers’ compensation y otras obligaciones estatales.
Abrir la empresa también crea obligaciones ante el IRS
La declaración que debe presentarse dependerá del tratamiento fiscal:
- Una LLC de un solo miembro puede reportar sus operaciones en la declaración del propietario, según el tipo de actividad.
- Una LLC con varios miembros normalmente presenta el Formulario 1065 y entrega Formularios K-1.
- Una S Corporation presenta el Formulario 1120-S y entrega Formularios K-1.
- Una C Corporation presenta el Formulario 1120.
- Una organización exenta puede estar obligada a presentar un Formulario 990, 990-EZ, 990-PF o 990-N.
- Una entidad con empleados debe cumplir también con sus declaraciones de nómina.
- Las empresas que realizan ciertos pagos deben evaluar Formularios 1099, 1042, 1042-S y otras declaraciones informativas.
La falta de ingresos no significa necesariamente que no exista una obligación de presentar.
Un ejemplo especialmente delicado es una LLC estadounidense de un solo miembro propiedad de una persona extranjera. Cuando se considera una entidad ignorada y tiene transacciones reportables con su propietario o partes relacionadas, puede estar obligada a presentar un Formulario 5472 junto con un Formulario 1120 pro forma, aunque no tenga una declaración regular de impuesto sobre la renta.
La penalidad inicial por no presentar correctamente el Formulario 5472 puede ser de $25,000.
Esto demuestra por qué la frase “la compañía no tuvo ingresos, por lo tanto no tengo que declarar nada” puede ser extremadamente peligrosa.
El Operating Agreement y los Bylaws no son simples adornos
Otra práctica común es entregar al cliente únicamente el registro estatal y el EIN, dejando la empresa sin documentos internos adecuados.
En una LLC, el Operating Agreement puede establecer:
- Quiénes son los miembros.
- Qué porcentaje posee cada uno.
- Quién administra la compañía.
- Cómo se toman las decisiones.
- Cómo se distribuyen las ganancias y pérdidas.
- Qué sucede si un miembro fallece, se retira o quiere vender.
- Cómo se admiten nuevos miembros.
- Cómo se resuelven los desacuerdos.
- Qué ocurre cuando se disuelve la compañía.
La ley de Florida reconoce que el Operating Agreement gobierna las relaciones entre los miembros, los administradores y la LLC, dentro de los límites establecidos por la ley.
En una corporación, los Bylaws regulan el funcionamiento interno, las reuniones, votaciones, directores y oficiales. La ley de Florida establece la adopción de Bylaws iniciales para las corporaciones.
Una corporación correctamente organizada también puede necesitar:
- Resoluciones iniciales.
- Actas de reuniones.
- Registro de accionistas.
- Emisión y control de acciones.
- Certificados de acciones, cuando se utilicen.
- Acuerdos entre accionistas.
- Políticas sobre conflictos de interés.
- Documentación de préstamos y aportes de capital.
Estos documentos ayudan a demostrar que la empresa existe y funciona separadamente de sus propietarios. También reducen disputas y facilitan procesos bancarios, auditorías, entrada de inversionistas, ventas o sucesiones.
El registro estatal es apenas el comienzo
Después de constituir la empresa pueden existir obligaciones como:
- Mantener un agente registrado.
- Presentar el reporte anual de Florida.
- Renovar nombres ficticios y licencias.
- Mantener registros contables.
- Separar las finanzas personales de las empresariales.
- Documentar aportes, préstamos, distribuciones y dividendos.
- Presentar declaraciones federales, estatales y locales.
- Cumplir con impuestos sobre ventas, nómina y pagos a contratistas.
- Actualizar direcciones y responsables ante el IRS y otras agencias.
- Conservar actas, resoluciones y registros corporativos.
En Florida, los reportes anuales deben presentarse entre el 1 de enero y el 1 de mayo para evitar recargos. El reporte anual de Sunbiz no reemplaza la declaración de impuestos.
Los cambios de dirección, ubicación o persona responsable ante el IRS generalmente se reportan mediante el Formulario 8822-B. El IRS indica que los cambios de persona responsable deben notificarse dentro de 60 días.
Entonces, ¿realmente necesita una empresa?
Una empresa puede ayudarle a formalizar operaciones, celebrar contratos, emitir facturas, separar determinadas responsabilidades, contratar empleados, recibir inversiones y desarrollar una actividad comercial.
Pero una compañía no es una cuenta bancaria mágica ni una solución migratoria o tributaria automática.
Cobrar a través de una empresa puede ser una parte legítima de una actividad comercial, pero cada pago recibido puede producir obligaciones contables, fiscales y documentales. Además, recibir dinero mediante una compañía no convierte en autorizado un trabajo que las leyes migratorias no permiten realizar.
La estructura correcta no debe escogerse porque alguien dijo que era “más barata”, porque estaba de moda o porque un video aseguró que no pagaría impuestos.
Debe escogerse después de analizar:
- La actividad real del negocio.
- El lugar desde donde se prestarán los servicios.
- La residencia fiscal y migratoria de los propietarios.
- El nivel esperado de ingresos.
- La necesidad de nómina.
- La forma de retirar el dinero.
- La cantidad y clase de propietarios.
- Los costos anuales de contabilidad y cumplimiento.
- Las consecuencias de cerrar, convertir o vender la empresa.
Infórmese antes de registrar
El verdadero costo de una empresa no es solamente el cargo pagado al estado para crearla. También incluye su mantenimiento, contabilidad, declaraciones, nómina, documentación interna, licencias y cumplimiento anual.
Antes de abrir una LLC, una corporación o una organización sin fines de lucro, busque orientación profesional. Una consulta preventiva suele costar mucho menos que corregir elecciones fiscales, declaraciones omitidas, nóminas incorrectas o estructuras que nunca debieron crearse.
En Two Hundred Global Financial Solutions, LLC — 200GFS, podemos ayudarle a evaluar la parte contable, tributaria y documental de su proyecto empresarial.
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Juan V. Fanti, MBA, CAA, PA
Two Hundred Global Financial Solutions, LLC — 200GFS
Descargo: Este contenido tiene fines generales, informativos y educativos. No constituye asesoría legal, migratoria, tributaria ni contable para un caso particular. Cada situación debe evaluarse individualmente con los profesionales correspondientes.
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