Empleadores tienen hasta el 31 de enero para presentar declaraciones de salarios

 

Empleadores tenian hasta el 31 de enero para presentar declaraciones de salarios

WASHINGTON — El Servicio de Impuestos Internos, IRS, urgió hoy a los empleadores a que estén pendientes de la fecha límite en enero para presentar los formularios W-2 y otras declaraciones de salarios. Cumplir con este plazo ayuda a los empleadores evitar multas y ayuda al IRS a prevenir el fraude tributario.

Una ley ejercida en 2015 hizo requisito permanente el que empleadores presenten copias del Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos (en inglés), y el Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos (en inglés), ante la Administración del Seguro Social, SSA, para el 31 de enero.

Normalmente, los trabajadores reciben los formularios W-2 para el 31 de enero. Contribuyentes también deben recibir el Formulario 1099-MISC, Ingreso misceláneo (en inglés) y Formulario 1099-NEC, Compensación para no empleados (en inglés), para el 31 de enero. Información acerca de otras fechas limites relacionadas al Formulario 1099-MISC y Formulario 1099-NEC, que incluyen las fechas límites del IRS, se puede encontrar en las instrucciones del formulario (en inglés) PDF en IRS.gov.

Detección de fraude

La fecha límite normal de enero para las declaraciones de salario permite que el IRS pueda detectar más fácilmente el fraude tributario al verificar los ingresos reportados en las declaraciones de impuestos individuales. Empleadores pueden apoyar este proceso y evitar multas al llenar los formularios a tiempo y sin errores.

El IRS y la SSA recomiendan a todos los trabajadores a presentar electrónicamente. Esta es la manera más rápida, precisa y conveniente de presentar estos formularios. Para más información acerca de cómo presentar electrónicamente los Formularios W-2 y para un enlace al sitio de Servicios para Empresas por Internet de la SSA, visite el sitio web de la SSA para empleadores, SSA.gov/employer, para instrucciones de cómo presentar formularios W-2 e información adicional.

Use el mismo número de identificación del empleador en todos los formularios

Empleadores deben de asegurarse que el número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) en sus declaraciones de salario e impuestos (Formularios W-2, W-3, etc.) y de sus declaraciones de impuestos sobre la nómina (Formularios 941, 943, 944, etc.) coincidan con el EIN que el IRS le asignó a su negocio. No deben usar su número de seguro social (SSN) o el número de identificación del contribuyente (ITIN, por sus siglas en ingles) en cualquier formulario que pida un EIN.

Si un empleador usa un EIN (incluye el EIN de un dueño de negocio anterior) en las declaraciones de impuesto sobre la nómina diferente al EIN que reportó en su W-3, debe revisar la sección "Box h—Other EIN used this year" en las instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés) PDF.

Llenar estos formularios con EIN inconsistentes o con el EIN de otro negocio puede resultar en multas y demoras al procesar las declaraciones del empleador. Aunque un empleador use un tercero como pagador (como una organización profesional de empleadores certificada, organización profesional de empleadores, u otra tercera parte) o una entidad diferente dentro de su negocio para presentar estos documentos, el nombre y EIN deben ser consistentes e idénticos al nombre y EIN que el IRS le asigne a su negocio en todas las declaraciones y formularios presentadas. Para más información acerca de arreglos de terceras partes, visite la Publicación 15, guía tributaria del empleador (en inglés).

Solicitud de prórroga

Empleadores pueden prolongar por 30 días el presentar sus formularios W-2 al completar una solicitud con el Formulario 8809, Solicitud de prórroga de tiempo para declaraciones de información (en inglés) para el 31 de enero. Sin embargo, se debe cumplir con uno de los criterios de la Sección 7 del Formulario 8809 para que se apruebe la prórroga.

Presentar el Formulario 8809 no prolonga la fecha límite para proveer a empleados sus declaraciones de salario. También se debe de presentar una prórroga de tiempo adicional para proveerle a los empleados los formularios W-2 para el 31 de enero. Para más información, visite prórroga de tiempo para proveer Formularios W-2 a empleados (en inglés).

Información adicional acerca de instrucciones para los formularios W-2 y W-3 (en inglés) y las multas por declaración informativa se encuentra en IRS.gov.