¿Qué Haría un Auditor del IRS si Hoy Entrara a Su Empresa? La pregunta que muy pocos empresarios quieren hacerse... hasta que ya es demasiado tarde.

 

¿Qué Haría un Auditor del IRS si Hoy Entrara a Su Empresa?

La pregunta que muy pocos empresarios quieren hacerse... hasta que ya es demasiado tarde.

Por Juan V. Fanti, MBA, CAA, PA
Two Hundred Global Financial Solutions, LLC (200GFS)

Existe una pregunta que me gusta hacerles a muchos empresarios durante nuestra primera reunión:

"Si hoy entrara un auditor del IRS a revisar su empresa, ¿usted dormiría tranquilo?"

Curiosamente, la mayoría responde que sí.

Pero cuando comenzamos a revisar la información aparecen situaciones como estas:

• gastos personales pagados desde la cuenta del negocio;
• depósitos bancarios sin identificar;
• ingresos que nunca fueron registrados correctamente;
• conciliaciones bancarias inexistentes;
• recibos perdidos;
• pagos a contratistas sin la documentación correspondiente;
• estados financieros que nunca se prepararon.

Lo preocupante es que muchas personas creen que todo eso puede organizarse cuando llegue el momento de presentar los impuestos.

La realidad es completamente distinta.

Una auditoría comienza mucho antes de que un agente haga una pregunta.

Comienza con la manera en que la empresa ha manejado su información durante todo el año.

El IRS no solamente revisa números

Uno de los errores más frecuentes es pensar que una auditoría consiste únicamente en verificar cuánto dinero ingresó y cuánto dinero salió.

En realidad, el IRS busca determinar si la información presentada refleja la verdadera actividad económica del negocio.

Por esa razón puede solicitar, entre otros documentos:

• Estados bancarios.
• Conciliaciones bancarias.
• Facturas emitidas.
• Facturas recibidas.
• Contratos.
• Nómina.
• Formularios informativos.
• Libros contables.
• Registros electrónicos.
• Evidencia de los gastos deducidos.

Cuando alguno de estos documentos no existe o presenta inconsistencias, comienzan las preguntas.

Y muchas veces esas preguntas terminan convirtiéndose en ajustes, multas e intereses.

La diferencia entre llevar registros y llevar contabilidad

Aquí existe otra gran confusión.

Muchas empresas creen que tener un archivo de Excel significa llevar contabilidad.

Otras consideran suficiente descargar los movimientos del banco.

Incluso hay quienes guardan fotografías de recibos en el teléfono y piensan que eso resolverá cualquier revisión futura.

Ninguna de esas prácticas constituye, por sí sola, un sistema contable adecuado.

La contabilidad implica clasificar correctamente cada operación, documentarla, conciliarla, registrarla y convertirla en información financiera útil para tomar decisiones y cumplir con las obligaciones tributarias.

Cuando ese proceso no existe, el problema normalmente aparece en el peor momento.

Un pequeño error puede convertirse en un gran problema

He visto empresas que comenzaron con errores aparentemente insignificantes.

Un gasto personal registrado como gasto empresarial.

Una transferencia sin explicación.

Un depósito cuyo origen nunca fue documentado.

Un vehículo utilizado parcialmente para actividades personales sin un registro de millaje.

Una nómina mal estructurada.

Con el paso del tiempo esos pequeños errores terminan formando una cadena difícil de justificar.

Mientras más años pasan, más complejo resulta reconstruir la información.

Y más costoso termina siendo corregirla.

La mejor auditoría es la que nunca ocurre...

...porque la empresa ya estaba preparada.

Una empresa organizada transmite confianza.

No solamente ante el IRS.

También frente a bancos, inversionistas, posibles compradores, aseguradoras y organismos estatales.

Los empresarios exitosos entienden que la contabilidad no representa un gasto.

Representa un sistema de protección para el patrimonio.

Además, permite tomar mejores decisiones, conocer la rentabilidad real del negocio y realizar una planificación tributaria legal que, en muchos casos, reduce significativamente la carga fiscal.

La prevención siempre cuesta menos que la corrección

En más de tres décadas trabajando con empresas e inversionistas internacionales, he comprobado que los problemas fiscales rara vez aparecen de un día para otro.

Generalmente comienzan con pequeñas decisiones tomadas por desconocimiento.

La buena noticia es que la mayoría puede evitarse mediante una adecuada planificación contable y tributaria.

Esperar a que llegue una carta del IRS nunca debería formar parte de la estrategia de una empresa.

Prepararse antes sí.

Queremos conocer su opinión

Si mañana el IRS le solicitara revisar la documentación de su empresa...

¿Cree que estaría completamente preparado?

Déjenos su respuesta en los comentarios del blog.

También puede escribirnos sus preguntas generales. Estaremos respondiendo periódicamente aquellas que puedan ayudar a toda nuestra comunidad empresarial.

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