Empleadores deben elegir su proveedor de servicios de nómina de tercero sabiamente para prevenir fraude

Al contratar a una empresa para manejar la nómina y el impuesto sobre la nómina, es importante que las empresas elijan sabiamente. Esto puede ayudar a una empresa a evitar depósitos incumplidos por impuestos de empleo y otras facturas no pagadas.

La mayoría de los proveedores de servicios de nómina ofrecen un servicio de calidad. Sin embargo, hay algunos que no presentan los impuestos de nómina de sus clientes y cierran abruptamente. El daño golpea duramente a sus clientes desprevenidos. Por lo general, estos clientes siguen siendo legalmente responsables de pagar los impuestos adeudados, incluso si el empleador envió fondos al proveedor de servicios de nómina para los depósitos o pagos requeridos.

Los empleadores deben entender sus responsabilidades de impuestos sobre la nómina y el empleo y elegir un servicio de nómina de confianza. Aquí hay dos opciones:

• Una organización patronal profesional autorizada (CPEO). Por lo general, estas organizaciones son las únicas responsables de pagar los impuestos sobre el empleo del cliente, presentar declaraciones y hacer depósitos y pagos por los impuestos reportados relacionados con los salarios y otras compensaciones. Presentan declaraciones de impuestos de empleo y hacen depósitos y pagan las obligaciones tributarias combinadas de sus clientes usando el número de identificación del empleador del CPEO. Un empleador entra en un contrato de servicio con un CPEO y luego el Formulario 8973, Organización profesional certificada de empleadores/Acuerdo de informes de los clientes (en inglés), se presenta al IRS. Los empleadores pueden encontrar un CPEO en la página de Anuncios Públicos (en inglés) en IRS.gov.

• Agente declarante. Este es un proveedor de servicios de nómina que informa al IRS de su relación con un cliente mediante el uso del Formulario 8655, Autorización del agente declarante (en inglés), que está firmado por el cliente. Los agentes declarantes deben depositar los impuestos de un cliente a través del Sistema de pago electrónico de impuestos federales, EFTPS y pueden intercambiar información con el IRS en el nombre de un cliente, hasta cómo resolver un problema. También están obligados a proporcionar a los clientes una declaración escrita recordando al empleador que ellos, no el agente declarante, son responsables últimamente de la presentación oportuna de declaraciones y el pago de los impuestos.

El IRS alienta a los empleadores a inscribirse en EFTPS y asegurarse de que su proveedor de servicios de nómina usa EFTPS para hacer depósitos de impuestos. Es gratis y proporciona a los empleadores acceso seguro y fácil en línea a su historial de pagos cuando los depósitos se realizan bajo su número de identificación del empleador, lo que les permite monitorizar si su proveedor de servicios de nómina cumple con sus responsabilidades de depósito de impuestos.

Los empleadores deben comunicarse con el IRS acerca de cualquier factura o aviso recibido, especialmente los pagos administrados por un tercero. Llame al número en la factura, escriba a la oficina del IRS que envió la factura, o comuníquese con la línea directa de impuestos comerciales del IRS al 800-829-4933.